Những sai lầm cần tránh khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng

Chắc hẳn bạn cũng biết khi tìm kiếm trên google cụm từ “Phần mềm quản lý bán hàng” hàng loạt quảng cáo của các phần mềm khác nhau sẽ hiển thị lên top đầu tìm kiếm. Vậy giữa hàng trăm thông tin đó, làm thế nào để lựa chọn được một giải pháp hiệu quả nhất? Mỗi phần mềm sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau, quan trọng là lựa chọn được phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Hãy điểm qua những sai lầm phổ biến nhất khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng sau đây.

1. Mua các thiết bị phần cứng trước

Đa phần các chủ cửa hàng sau khi mua đầy đủ các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in máy quét mã vạch… mới tính tới chuyện tìm mua phần mềm quản lý bán hàng phù hợp. Tuy nhiên, đây là một sai lầm rất lớn vì:

– Thứ nhất, ngoại trừ trường hợp những phần mềm được thiết kế kiến trúc hệ thống mở, mỗi phần mềm quản lý bán hàng đều có yêu cầu về thiết bị phần cứng và hệ thống điều hành riêng. Ví dụ, về phiên bản Windows, một số phần mềm sẽ yêu cầu phiên bản Unix, số khác yêu cầu phiên bản Linux. Thêm vào đó, mỗi phần mềm sẽ tương thích với một số thiết bị phần cứng nhất định như máy in, máy scan, két đựng tiền, đầu đọc thẻ…

– Thứ hai, mỗi phần mềm quản lý bán hàng có những tính năng và hoạt động riêng. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả kinh doanh của bạn. Nếu bạn đầu tư các thiết bị phần cứng trước, lựa chọn phần mềm của bạn sẽ bị hạn chế. Ví dụ, nếu bạn tìm được một phần mềm ưng ý, tuy nhiên phần mềm đó lại không tương thích với hệ điều hành Windows của bạn, hoặc ko tương thích với các thiết bị máy in, máy scan sẵn có, bạn sẽ buộc phải chuyển sang một phần mềm khác tương thích với các thiết bị bạn sẵn có. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chọn mua phần mềm quản lý bán hàng phù hợp trước, sau đó tham khảo các gợi ý từ công ty phần mềm về hệ điều hành và các thiết bị hỗ trợ.

2. Tham khảo nguồn thông tin không chính xác

Phần lớn các chủ cửa hàng thường tham khảo các phần mềm quản lý bán hàng từ các nhà cung cấp máy tính. Mặc dù các chuyên gia tư vấn máy tính am hiểu về các thiết bị phần cứng và hệ thống mạng, tuy nhiên không nắm được các đặc thù của ngành bán lẻ và tính năng của các phần mềm quản lý bán hàng, dẫn tới việc có những tư vấn không chính xác. Mỗi loại hình bán lẻ có những đặc thù và nhu cầu riêng, do đó nếu lựa chọn sai phần mềm, bạn sẽ lãng phí một khoản đầu tư vô ích và ảnh hưởng tới hoạt động của cửa hàng trong tương lai dài.

3. Lựa chọn phần mềm không phù hợp với ngành nghề kinh doanh

Sai lầm này thường gặp nhất với ngành F&B, vì quy trình vận hành của ngành này khác với các ngành bán lẻ  khác như thời trang, nông sản, tạp hóa,… Bạn nên lựa chọn những phần mềm tối ưu cho hoạt động của F&B làm giảm thiểu rủi ro trong việc quản trị.

Các phần mềm quản lý bán hàng thiết kế dành riêng cho F&B sẽ giúp bạn quản lý chặt chẽ từ khâu order đồ cho tới khâu bếp mà không xảy ra gian lận không đáng có.

4. Không dùng thử mà quyết định mua ngay theo review của mọi người

Nhiều chủ cửa hàng quyết định mua sản phẩm theo cảm tính, dù được dùng thử miễn phí nhưng lại không dùng cảm nhận bản thân để quyết định mà vội vàng mua luôn sau khi nghe bạn bè review đánh giá tốt.

Nghe theo review từ người quen bạn bè vẫn là cách lấy được tin tưởng cao nhất, tuy nhiên đánh giá chủ quan từ người khác chưa chắc đã phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Nếu một người làm ngành thời trang đánh giá phần mềm tốt, dễ sử dụng thì bạn khoan hẵng vội mừng vì phần mềm đó chưa chắc đã thích ứng với ngành hàng F&B của bạn.

5. Lựa chọn phần mềm không phù hợp với quy mô cửa hàng

Có cửa hàng bé lại mua phần mềm lớn với hàng tá tính năng không cần thiết, có những cửa hàng lớn, mô hình cồng kềnh nhiều chi nhánh lại tiết kiệm mua phần mềm ít tính năng. Tới lúc số lượng khách hàng lớn, phần mềm yếu, lỗi hệ thống, thao tác chậm bạn mới thấy hậu quả của việc lựa chọn phần mềm không phù hợp mang lại phiền phức như thế nào.

6. Chỉ quan tâm tính năng mà thiếu để ý về dịch vụ

Khi quyết định lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng, bạn không chỉ mua phần mềm mà còn mua các dịch vụ đi kèm với phần mềm. Trên thực tế, các dịch vụ này cũng quan trọng không kém chất lượng của các phần mềm quản lý bán hàng, vì sau khi mua phần mềm, bạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào công ty phần mềm về việc đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật phiên bản mới và tư vấn thiết bị phần cứng. Nhiều khách hàng khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng đã không quan tâm lựa chọn nhà cung cấp uy tín, dẫn tới những khó khăn trong quá trình triển khai áp dụng, không nhận được hỗ trợ kịp thời làm ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của cửa hàng.